Diez cosas que ya no haces a mano

01 · El correo, ya ordenado cuando lo abres

Ordenar no es leer. Lo que cansa es decidir a cuál entrar, y esa decisión se puede tomar antes de que te sientes.

Revisa el correo de las últimas 24 horas y sepáralo en tres montones:
1. Urgente de verdad — alguien está bloqueado esperándome.
2. Espera respuesta mía pero puede esperar a esta tarde.
3. Puedo no leerlo.
Del montón 1, dime en una línea qué me piden exactamente.

02 · Quién es el de la reunión de dentro de una hora

Llegar sabiendo qué quedó pendiente evita los cinco minutos de «a ver, ¿dónde lo dejamos?» que se comen media reunión.

Tengo una llamada con [nombre] a las [hora].
Busca en mis correos y notas todo lo que tengo con esa persona y dime: de qué hablamos la última vez, qué quedó pendiente y de quién, y qué es lo que probablemente quiera hoy.

03 · La semana repartida antes de que empiece

El domingo por la noche, no el lunes por la mañana. Tú corriges un reparto; no montas uno de cero con la semana ya encima.

Mira mi calendario de la semana que viene y lo que dejé a medias esta.
Repárteme la semana: qué día toca cada cosa, qué no cabe y qué habría que mover.
Márcame los días que ya están llenos antes de que yo añada nada.

04 · Los tiques, clasificados el mismo día

El truco es que sea foto y ya, sin abrir nada. Lo que se pospone acaba siendo una tarde de enero con un fajo de papeles arrugados.

Te voy a ir mandando fotos de tiques.
De cada uno saca: fecha, importe, comercio y categoría.
Guárdalos en una tabla y al final de mes dime en qué se me ha ido el dinero y qué gasto ha subido respecto al mes pasado.

05 · El resumen del día que no escribes tú

Es lo que nunca apuntas y siempre acabas reconstruyendo de memoria tres semanas después, peor.

Repasa mis reuniones y notas de hoy y escribe un resumen con tres apartados:
qué se decidió, qué quedó abierto y de quién depende cada cosa.
Escríbelo para mí dentro de un mes, cuando no recuerde el contexto.

06 · Los archivos nuevos, ordenados el viernes

La carpeta de descargas es el sitio donde se muere el trabajo. Una pasada semanal la mantiene habitable.

Mira los archivos que han entrado esta semana en Descargas y Escritorio.
Dime cuáles he usado, cuáles no he abierto nunca y cuáles son claramente basura.
Propón dónde debería ir cada uno de los que valen. No muevas nada todavía.

07 · La investigación del domingo

Una hora fija a la semana para enterarte de lo tuyo, en vez de enterarte a trozos cada vez que abres una red social.

Busca qué se ha movido esta semana en [tu tema].
Quiero tres cosas: lo que ha cambiado de verdad, lo que solo es ruido, y una cosa concreta que yo debería probar esta semana.
Dime de dónde sacas cada una.

08 · El texto que repites con cambios

Presupuestos, respuestas a clientes, mensajes de seguimiento. Si lo escribes más de dos veces al mes, es una plantilla con huecos, no un texto.

Te paso tres versiones de lo mismo que he escrito en distintos momentos.
Sácame la plantilla común, con huecos claros para lo que cambia cada vez, y dime en qué casos NO funcionaría.

09 · La respuesta que siempre das

En cuanto contestas lo mismo por tercera vez, deja de ser una respuesta y pasa a ser una skill.

Estas son cinco respuestas mías a la misma pregunta de clientes distintos.
Sácame la respuesta buena, la que junta lo mejor de las cinco, y guárdala como skill para que salga sola la próxima vez.

10 · Lo que se te olvida preguntar

El encargo que llega incompleto cuesta dos días de ida y vuelta. Una lista fija lo corta el primer día.

Cada vez que te pase un encargo nuevo de un cliente, antes de ponerte:
compáralo con esta lista de lo que siempre necesito saber [tu lista] y dime qué falta por preguntar.